Agence ou organisation en interne : que choisir ?

Que faut-il gérer quand on organise un événement soi-même ?

La liste est plus longue qu’on ne l’imagine au départ. Pour une soirée d’entreprise classique, voici les tâches à assumer, dans l’ordre où elles arrivent :

1. Cadrer le projet : objectif, date, nombre d’invités, budget, validation par la direction.
2. Trouver le lieu : recherches, visites, comparaison, négociation, contrat et acompte.
3. Choisir les prestataires : traiteur, DJ, bar, photographe, animation, technique, décoration. Trois devis par poste, soit une vingtaine d’échanges.
4. Gérer l’administratif : assurances, déclarations, autorisations pour l’extérieur ou la musique tardive.
5. Communiquer avec les invités : invitation, inscriptions, relances, régimes alimentaires, transport.
6. Construire le déroulé : horaires de livraison, de montage, de discours, de service, de fin.
7. Coordonner le jour J : accueillir chaque prestataire, résoudre les imprévus, tenir le planning.
8. Clôturer : démontage, paiement des soldes, bilan.

Chacune de ces étapes est faisable. Le problème est leur accumulation, en plus du travail habituel, et le fait que la personne qui organise est souvent aussi celle qui voudrait profiter de la soirée avec ses collègues.

Quand organiser en interne est-il un bon choix ?

L’organisation en interne fonctionne très bien dans plusieurs situations :

• Un petit format : un afterwork de 30 personnes, un pot de fin d’année, un déjeuner d’équipe.
• Un lieu qui fournit tout : restaurant ou plage privatisable avec son traiteur, son bar et sa sonorisation, sous forme de forfait par personne.
• Une équipe expérimentée : une personne qui a déjà organisé ce type d’événement et connaît les prestataires.
• Un calendrier confortable : plusieurs mois devant soi, sans autre gros dossier en parallèle.

Quand faut-il déléguer ?

À l’inverse, certains signaux montrent qu’il vaut mieux se faire accompagner, au moins pour une partie du projet :

Quels sont les coûts cachés de l’organisation en interne ?

Organiser soi-même semble gratuit, mais ne l’est pas. Il y a d’abord le temps salarié : plusieurs semaines de travail cumulé pour une soirée de 150 personnes, pris sur d’autres missions. Il y a ensuite l’absence de remise : un particulier ou une entreprise qui réserve cinq prestataires séparément paie cinq fois le plein tarif et cinq déplacements. Il y a enfin le risque : si le DJ tombe malade la veille, c’est à vous de trouver un remplaçant.

L’agence classique, elle, a un coût visible : des honoraires de gestion de 6 à 10 % du budget, en plus de sa marge sur chaque prestation. Pour une soirée de 150 à 200 personnes, dont le budget total se situe souvent entre 12 000 et 25 000 € HT à Marseille, la différence n’est pas anodine.

Existe-t-il une solution intermédiaire ?

Oui, et c’est souvent la plus raisonnable. Elle consiste à garder en interne ce qui est simple à gérer, et à confier à une seule équipe ce qui demande de la technique et de la coordination :

• Vous gérez : le choix du lieu, le contrat avec le traiteur, les invitations.
• Une seule équipe gère : la musique, la sonorisation des discours, l’éclairage, le bar, la photo, les animations et la coordination le jour J.

Vous gardez la maîtrise des postes les plus lourds financièrement, vous n’avez qu’un interlocuteur pour tout ce qui se passe pendant la soirée, et vous évitez les honoraires d’agence. C’est exactement le rôle d’un interlocuteur unique.

Et si c’est le CSE qui organise ?

Les élus du CSE organisent souvent l’arbre de Noël, la soirée de fin d’année ou une sortie, en plus de leur mandat et de leur travail. C’est le cas typique où la charge devient lourde. Notre offre CSE prend en charge l’organisation gratuitement pour le CSE, et accorde 10 % de réduction aux salariés sur nos prestations pour leurs propres événements.

Quelles erreurs voit-on le plus souvent en interne ?

• Oublier la sonorisation des discours : le lieu a des enceintes pour la musique, mais pas de micro sans fil pour le directeur.
• Sous-estimer le temps de montage : le DJ et le bar arrivent en même temps que les invités.
• Ne pas prévoir de plan B météo pour une terrasse ou un jardin en Provence, même en juin.
• Multiplier les acomptes sans suivre qui a été payé, et combien reste dû.

Comment décider en cinq minutes ?

Répondez honnêtement à ces trois questions. Si vous répondez « non » à au moins deux d’entre elles, faites-vous accompagner, au moins pour la coordination :

1. Quelqu’un dans l’équipe a-t-il déjà organisé un événement de cette taille ?
2. Cette personne aura-t-elle du temps dédié, sans négliger son travail habituel ?
3. Le lieu fournit-il l’essentiel (son, lumière, mobilier, traiteur) ?

Pour préparer le projet, notre rétroplanning d’un événement d’entreprise vous donne les étapes et les délais.