Coordination le jour J de vos événements à Marseille

À quoi sert un coordinateur le jour de l’événement ?

Un événement d’entreprise réunit facilement six à dix intervenants le même jour : le lieu, le traiteur, le bar, la technique, le DJ, le photographe, un animateur, parfois un transporteur ou une équipe de sécurité. Chacun connaît sa partie ; personne ne voit l’ensemble. Sans coordinateur, c’est en général l’organisatrice ou l’assistante de direction qui répond à toutes les questions, pendant que ses collègues profitent de la soirée.

Le coordinateur est la personne qui a la vue d’ensemble et l’autorité pour décider : décaler le dessert parce qu’un discours s’allonge, déplacer le bar à l’abri si le vent se lève, faire patienter les invités si la navette a du retard.

Que fait le coordinateur, heure par heure ?

1. La veille ou le matin : il confirme les horaires de chaque prestataire et vérifie les accès, les badges et les places de livraison.
2. Pendant l’installation : il accueille les équipes, contrôle le plan de salle, la technique, le décor et la signalétique.
3. Avant l’ouverture : il fait tester les micros avec les orateurs, lance la vidéo une fois pour vérifier le son, briefe l’accueil.
4. Pendant l’événement : il suit le conducteur, donne les tops aux équipes (discours, service, animation) et règle les imprévus.
5. À la fin : il gère les départs, le démontage et la restitution du lieu dans les horaires prévus.

Comment préparer un bon conducteur d’événement ?

Le conducteur, ou déroulé, est le document de référence du jour J. Il tient sur une ou deux pages et tout le monde en a la même version. Il doit contenir :

• Les horaires de chaque séquence, de l’arrivée des premières équipes à la fermeture du lieu.
• Le responsable de chaque séquence et son numéro de téléphone.
• Les prises de parole : qui, dans quel ordre, avec quel micro et quelle vidéo.
• Les solutions de repli : salle intérieure en cas de pluie, orateur remplaçant, ordre alternatif.
• Les contraintes du lieu : heure de fin de la musique, accès des véhicules, consignes de sécurité.

Coordination seule ou organisation complète ?

La coordination le jour J convient quand vous avez déjà choisi le lieu et vos prestataires, et que vous voulez simplement être déchargé le jour même. Nous reprenons votre dossier quelques semaines avant, nous appelons chaque prestataire et nous construisons le conducteur avec vous. Si vous n’avez encore rien réservé, l’organisation clé en main est plus simple : le même chef de projet vous suit de la conception au jour J. Nos quatre étapes sont détaillées sur la page méthode.