Cahier des charges d’un événement : le modèle à envoyer aux prestataires
Trois devis impossibles à comparer, des propositions à côté du sujet, des surcoûts découverts à la facture : la cause est presque toujours un brief trop vague. Un cahier des charges clair, même court, change tout. Voici un modèle en dix rubriques, prêt à remplir.
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Pourquoi rédiger un cahier des charges ?
Le cahier des charges sert d’abord à vous : l’écrire oblige à trancher des questions restées floues en interne, comme l’enveloppe réelle, le public exact ou le degré de formalité. Il sert ensuite à vos prestataires : avec les mêmes informations, ils vous font des propositions comparables. Il sert enfin de référence en cas de désaccord : ce qui était demandé est écrit.
Pas besoin d’un document de vingt pages. Pour une soirée, un séminaire ou une inauguration, deux ou trois pages suffisent si chaque rubrique est renseignée précisément.
Que doit contenir un cahier des charges d’événement ?
| Rubrique | À préciser | Exemple |
|---|---|---|
| 1. Contexte | Qui vous êtes, votre secteur, l’historique de l’événement | Entreprise de 180 salariés, deuxième édition de la soirée de rentrée |
| 2. Objectif | Ce que l’événement doit produire, en une phrase | Faire se rencontrer les équipes des deux sites après le regroupement |
| 3. Date et horaires | Date, date de repli, heure d’arrivée et de fin, montage possible | Jeudi 24 septembre, repli le 1er octobre, 19 h à 1 h |
| 4. Public et effectif | Nombre, âge moyen, conjoints, invités extérieurs, régimes | 150 à 180 salariés, âge moyen 35 ans, sans conjoints |
| 5. Lieu | Lieu réservé ou à trouver, zone géographique, accès | À trouver, Marseille centre ou bord de mer, accessible en métro |
| 6. Format | Cocktail, dîner assis, plénière, ateliers, soirée dansante | Cocktail dînatoire puis soirée dansante |
| 7. Prestations attendues | Liste de ce qui est à fournir | Lieu, traiteur, bar, DJ, photobooth, coordination |
| 8. Contraintes | Accessibilité, sécurité, image, fin de soirée, marque | Accès PMR, retour en navette, pas d’alcool fort |
| 9. Budget | Enveloppe globale ou par personne, ce qu’elle inclut | Environ 65 € par personne, hors transport |
| 10. Calendrier et critères | Date limite de réponse, date de décision, critères de choix | Réponse sous 10 jours, choix sur la qualité, le prix et la réactivité |
Joignez à ce document tout ce qui aide à se représenter l’événement : photos ou plan du lieu s’il est déjà réservé, programme de l’édition précédente, charte graphique, et une ou deux références d’événements que vous avez aimés. Ces éléments valent souvent mieux qu’un long paragraphe.
Faut-il annoncer son budget ?
Oui. Beaucoup d’entreprises le taisent par peur que les prestataires « remplissent l’enveloppe ». En pratique, un budget non annoncé produit des propositions inutilisables : l’une deux fois trop chère, l’autre trop modeste. Donner une fourchette permet à chacun de proposer ce qu’il peut faire de mieux dans ce cadre, et vous pouvez comparer à périmètre égal. À titre de repère, une soirée d’entreprise clé en main à Marseille coûte de 65 à 130 € par personne d’après des devis d’agences ; notre guide du budget d’une soirée d’entreprise détaille les postes.
Quelles questions poser aux prestataires ?
Ajoutez à votre cahier des charges une liste de points sur lesquels chaque réponse doit se prononcer. Vous obtiendrez des devis réellement comparables :
- Le détail des prix poste par poste, et ce qui est inclus ou non (livraison, installation, heures supplémentaires, déplacement).
- Le prix est-il HT ou TTC, et la TVA s’applique-t-elle ?
- Les honoraires de gestion éventuels : une agence facture souvent 6 à 10 % du budget en plus des prestations.
- Les prestataires sont-ils salariés, membres d’un réseau ou sous-traités ?
- Les assurances : responsabilité civile professionnelle, attestation disponible.
- L’acompte demandé (souvent de 30 à 60 %) et les conditions d’annulation.
- Le nom de la personne présente le jour J.
Pour analyser les réponses, notre article comparer des devis événementiels propose une grille de lecture.
Comment rédiger le brief de chaque prestataire ?
Une fois les prestataires choisis, chacun a besoin d’un brief opérationnel, plus court mais plus précis sur sa partie. Il doit arriver au plus tard quinze jours avant l’événement.
- Logistique : adresse exacte, accès véhicule, stationnement, ascenseur ou escaliers, heure de montage autorisée, heure de démontage.
- Déroulé : les horaires minutés et les moments clés où le prestataire intervient (discours, remise de prix, ouverture de la piste).
- Public et ambiance : âge, attentes, styles de musique à privilégier ou à éviter, degré de formalité.
- Technique disponible : puissance électrique, sonorisation du lieu, wifi, espace dédié.
- Contacts : le nom et le numéro de la personne sur place, et celui du lieu.
- Administratif : bon de commande, solde, attestation d’assurance si le lieu l’exige.
Les erreurs qui rendent un cahier des charges inutile
- Un objectif vague (« une belle soirée ») : il ne permet pas de choisir entre deux propositions.
- Un effectif flou : « entre 50 et 200 personnes » change tout, du lieu au traiteur.
- Des contraintes découvertes après : horaires du lieu, accès PMR, restrictions de la direction.
- Un délai de réponse trop court : trois jours donnent des propositions génériques ; dix jours permettent une visite et une vraie réflexion.
- Des envois différents selon les prestataires : tout le monde doit recevoir le même document.
Les questions que l’on nous pose
Comment rédiger le cahier des charges d’un événement ?
Un cahier des charges d’événement tient en deux ou trois pages. Il présente l’entreprise et l’objectif, puis précise la date, les horaires, l’effectif, le public, le lieu (connu ou à trouver), le format, les prestations attendues, les contraintes (accessibilité, horaires, sécurité), l’enveloppe budgétaire, le calendrier de réponse et les critères de choix. Plus il est précis, plus les devis sont comparables.
Que mettre dans un brief événementiel pour un prestataire ?
Le brief d’un prestataire (DJ, traiteur, photographe, technicien) reprend l’essentiel du cahier des charges pour sa partie : date, adresse et accès, horaires de montage, de prestation et de démontage, nombre d’invités, public, ambiance attendue, matériel fourni par le lieu, moments clés du déroulé, contact sur place et conditions de paiement.
Nos autres conseils
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